En 1993, nace Order Express Inc., es una empresa mexicana que se rige bajo las leyes y estatutos estadounidenses y cuya actividad principal es el envío de Dinero de manera rápida y segura. La primera sucursal se establece en Chicago IL, ciudad con una alta concentración de inmigrantes latinos y con la oportunidad de servir con eficiencia a un mercado que busca un servicio de calidad y eficiente.
El crecimiento y expansión de Order Express se dio a 10 años de su fundación cuando de ser un Centro Cambiario, recibe la autorización para establecerse como Casa de Cambio. Hoy cuenta con presencia en 35 estados de la Unión Americana, 300 centros de atención a clientes, cobertura nacional en México y atención en Honduras, Nicaragua, El Salvador, Guatemala, Colombia, Perú, Argentina, Puerto Rico, República Dominicana, Chile, Ecuador, Brasil, Costa Rica, Bolivia, Panamá, Venezuela, Uruguay, Paraguay, España, Suiza y Suecia, brindando en cada lugar el mismo servicio y trabajando en todo momento para nuestra gente.
En el 2003, al presentarse esta expansión de la empresa, se buscó una aplicación que como característica principal fuera creciendo en forma paralela con la organización, automatizando las operaciones y con la flexibilidad para poder realizar cambios en un mercado dinámico como lo es el del manejo del mercado FOREX.
En conjunto con esta aplicación, se buscó a un proveedor que los apoyara en el desarrollo de la estrategia, con experiencia en la automatización de los procesos de negocio e integrando el software a la operación diaria de la empresa. Algunas de las áreas que se requerían automatizar fueron: Tesorería, Finanzas, Promoción y Sucursales.
Una vez realizado el análisis de los requerimientos, se solicitó un propuesta a varios proveedores, siendo Spot, con base a su experiencia en el mercado financiero y con el enfoque en casas de cambio, quien resultó seleccionado para la planeación, implementación y capacitación en este proyecto.
De acuerdo a los requerimientos planteados, Spot presentó Spot Integral, la cuál es una plataforma que ha permitido apoyar la operación y administración en las diferentes áreas de la casa de cambio.
Uno de los motivos que inclinó la balanza hacia esta Spot Integral fue que la filosofía de la solución está orientada a mejorar cada uno de los procesos de las diferentes áreas a través de sus módulos, sin descuidar el control y la supervisión que se debe realizar y que, a su vez, se encuentra soportada por un equipo profesional de consultores y expertos que transmiten, al personal de la Casa de cambio, su experiencia y conocimiento en el uso de la aplicación.
Spot Integral ha permitido que Order Express pueda operar, administrar y controlar las operaciones cambiarias de en tiempo real bajo un esquema de manejo global de la información.
Así mismo, Spot Integral ha permitido llevar un control en línea de la posición de cada una de las divisas, administrando los tipos de cambio por instrumento y por sucursal, calificando las operaciones fuera de banda y contando con la capacidad para establecer una interface con una fuente externa de información, como puede ser Reuters.
La aplicación ha consolidado la liquidación de operaciones, la administración de transferencias, traspasos, giros, remesas cheques y maneja un auxiliar para cada cuenta bancaria.
Una de las funcionalidades que también Order Express ha explotado es el KADT (Knowledge Assurance Dynamic Test) la cual es una herramienta parametrizable por el área de cumplimiento de la institución, a través de la cual se definen los patrones de evaluación relacionados al marco regulatorio en materia de PLD (Prevención de Lavado de Dinero) y a través del cual se ha aplicado esta prueba a cada uno de los empleados dependiendo de la actividad que desarrolla dentro de la institución. Lo que nos ha permitido mejorar el nivel de conocimiento y preparación de cada uno en materia de PLD.
Adicionalmente, Spot Integral ha permitido realizar el monitoreo de las operaciones, realizar prevención para el lavado de dinero y entregar los reportes de operaciones que son requeridos por las autoridades en el cual interviene el Consejo Administrativo de la institución, mediante el cual se decide la reportabilidad de las operaciones detectadas. Estos reportes son generados en el formato requerido por la autoridad y el sistema se encarga de llevar internamente un registro de las operaciones reportadas en cada ocasión.
El proyecto estuvo listo en noviembre de 2003, después de tan solo 6 meses en los cuales Spot se encargó de parametrizar la aplicación y dejarla ad hoc a las necesidades de Order Express. dejando lista a la organización para el arranque de operaciones.
Dadas las condiciones de este tipo de negocios donde la parte regulatoria, el manejo de sucursales, el control financiero y de la operación, la implementación de un Sistema de TI era y es esencial para las operaciones, por lo tanto los 6 meses previos a la liberación fueron vitales para que la organización estuviera lista.
A partir de la implementación de este proyecto se logró la automatización del 90% de los procesos que soportan la operación de la casa de cambio.
La operación del sistema inició con 13 sucursales y actualmente hay 26 que se encuentran operando la aplicación.
Bajo la premisa de automatizar todos los procesos de la organización, los nuevos proyectos, productos y servicios que desarrolla Order Express son creados para que sean automatizados de forma inmediata y se implementen desde su inicio para ser operados por el sistema de información. Para esto, se cuenta con el apoyo total de Spot que se ha convertido más que en un proveedor en el brazo tecnológico y un socio esencial para el éxito diario de nuestra organización, manteniendo la aplicación siempre con lo último en nuevas tecnologías y con los cambios y mejoras solicitadas por las áreas que la operan.
El beneficio está muy por encima de la inversión que se ha realizado, el ahorro en el tiempo que tardan en realizarse las operaciones, la emisión de reportes para la toma de decisiones de la alta dirección, los procesos de planeación y proyección, el manejo de recursos financieros, son solo algunos ejemplos de lo que en realidad el sistema soporta en la operación diaria de Order Express.